I 5 vantaggi della fatturazione elettronica per le aziende

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica? Risparmio, agilità e miglioramento dei processi, per citarne alcuni.


Ultimo aggiornamento: 31 Marzo 2020

 

Largamente diffuso già dal 2015, ossia quando divenne obbligatorio il ricorso al sistema per i rapporti con le pubbliche amministrazioni, nel 2019 l'uso della fatturazione elettronica è entrato in vigore per la cessione di beni e servizi tra gran parte dei soggetti privati, incluse aziende di grandi dimensioni e liberi professionisti, in ossequio alle indicazioni giunte dalla Commissione Europea. 

Per favorire questa diffusione, uno degli sforzi si è diretto a diminuire costi e complessità di accesso a questa tecnologia da parte di PMI e piccole realtà.

Seppure l'impatto nel nostro paese sia stato traumatico per molte realtà, a causa della radicale trasformazione del sistema di fatturazione, in questo articolo vogliamo fare il punto della situazione ed approfondire alcuni vantaggi della fatturazione elettronica. Ne elencheremo 5, nei prossimi paragrafi.


Approfondisci sui diversi sistemi di fatturazione digitale leggendo questo articolo


Che cos'è la fatturazione elettronica?

Per fatturazione elettronica si intende il processo digitalizzato della stessa, dalla generazione del documento alla sua archiviazione. Tutto avviene nel proprio pc, tablet o smartphone.

 

Vantaggi della fatturazione elettronica

1. Risparmio

I costi legati alla gestione della fattura vengono ridotti. Per fare un esempio, si calcola¹ che il risparmio per ogni singola transazione possa variare da una forbice tra gli 1 e i 2 euro per chi mette poche fatture fino a una tra i 7 e gli 11 euro per chi ne emette un quantitativo superiore (2.500 all'anno)

Nella fatturazione elettronica ci sono comunque dei costi di spedizione (non più la spedizione via posta, a mano o PEC, ma l'upload del documenti, l'attività di data entry e l'eventuale invio tramite PEC), con un impatto economico fortemente ridotto e confermando l'economicità del sistema di fatturazione elettronica. Un punto fondamentale rimane quello di saper comparare il costo della soluzione di fatturazione elettronica adottata e i reali risparmi che porta alla propria attività.

 

2. Agile gestione incassi e pagamenti

L'automazione dei processi amministrativi implica spesso una facilitazione nell'individuare clienti insolventi e crediti riscuotibili, permettendo una più tempestiva risoluzione di queste situazioni, una maggiore efficienza di sistema e competitività generale.

Allo stesso modo, mettendo a calendario i pagamenti, questi vengono gestiti in modo automatico dal gestionale. Il sistema si occupa anche di confrontare i dati già disponibili, ad esempio nell'ordine di acquisto, nel DDT o nella proforma, con la fattura emessa/ricevuta, evidenziando difformità.


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3. Miglioramento della gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo

Disporre di documenti elettronici elaborabili permette di integrare i dati in essi contenuti con quelli del gestionale, risparmiando l'attività manuale di registrazione.

Questa possibilità comporta però che fornitori e clienti siano anch'essi passati al digitale. Per questo, avere sistemi digitalizzati di gestione è in sempre maggior misura uno dei requisiti richiesti dalle grandi aziende nei processi di selezioni dei fornitori.

 

4. Possibilità di gestire elettronicamente l'intero processo

Con la stessa logica con cui si gestiscono le fatture on-line, si possono trattare preventivi, ordini, documenti di trasporto, bolle di entrata merci, stato del magazzino.

Molti gestionali per la fatturazione on-line, infatti, permettono di gestire anche tutte le fasi e i documenti correlati. La direzione verso la quale si sta andando è quella di una digitalizzazione dell'intero processo aziendale.

 

5. Requisiti della fatturazione elettronica

Dal 1 Gennaio 2019, estendendo quanto già previsto nei rapporti con le PA, tutte le fatture devono per legge essere in formato elettronico, con linguaggio standard (XTML), firma digitale e sistema di conservazione sicuro delle fatture in versione digitale. Queste tre caratteristiche hanno delle solide motivazioni:

  • il formato standard permette ai dati della fattura di essere letti e registrati facilmente dal gestionale, senza l'intervento di un operatore e quindi riducendo tempi e costi di inserimento
  • la firma digitale garantisce l'autenticità del documento
  • l'archiviazione digitale, resa effettiva con l'apposizione di un ulteriore firma digitale e una marca temporale, deve essere mantenuta per 10 anni (come nelle precedenti disposizioni, ma in formato digitale anziché cartaceo)

 

Conclusioni

Abbiamo elencato i principali vantaggi della fatturazione elettronica, senza la pretesa di essere esaustivi (non abbiamo trattato, per esempio, il tema della tutela dell'ambiente, che si attua tramite l'eliminazione della documentazione cartacea).


¹ Fonte: https://www.agendadigitale.eu/industry-4-0/fatturazione-elettronica-tutto-cio-che-devi-sapere-i-vantaggi-le-giuste-strategie/