I 5 vantaggi della fatturazione elettronica per le aziende
Largamente diffuso già dal 2015, ossia quando divenne obbligatorio il ricorso al sistema per i rapporti con le pubbliche amministrazioni, nel 2019 l’uso della fatturazione elettronica è entrato in vigore per la cessione di beni e servizi tra gran parte dei soggetti privati, incluse aziende di grandi dimensioni e liberi professionisti, in ossequio alle indicazioni giunte dalla Commissione Europea.
Seppure l’impatto iniziale, in Italia, sia stato traumatico per molte realtà, a causa della radicale trasformazione del sistema di fatturazione, in questo articolo vogliamo fare il punto della situazione ed approfondire alcuni vantaggi della fatturazione elettronica. Ne elencheremo 5, nei prossimi paragrafi.
Che cos’è la fatturazione elettronica?
Con “Fatturazione elettronica” si identifica il processo digitalizzato che genera e gestisce le Fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione del documento, all’emissione/ricezione, fino alla conservazione e archiviazione che di norma dura 10 anni. Tutto avviene tramite i propri devices digitali come il proprio pc, tablet o smartphone.
Vantaggi della fatturazione elettronica
#1 Risparmio
I costi legati alla gestione della fattura vengono ridotti. Per fare un esempio, si calcola che il risparmio per ogni singola transazione possa variare da una forbice tra gli 1 e i 2 euro per chi emette poche fatture fino a una tra i 7 e gli 11 euro per chi ne emette un quantitativo superiore (2.500 all’anno).
Nella fatturazione elettronica ci sono comunque dei costi di spedizione (non più la spedizione via posta, a mano o PEC, ma l’upload del documenti, l’attività di data entry e l’eventuale invio tramite PEC), con un impatto economico fortemente ridotto e confermando l’economicità del sistema di fatturazione elettronica.
Un punto fondamentale rimane quello di saper comparare il costo della soluzione di fatturazione elettronica adottata e i reali risparmi che porta alla propria attività. Inoltre, la fatturazione elettronica elimina i costi associati alla stampa e all’archiviazione di fatture cartacee.
Le aziende possono risparmiare notevolmente sui costi di carta, inchiostro, spedizioni postali e spazio fisico per l’archiviazione di documenti cartacei. Questo non solo riduce i costi diretti, ma libera anche risorse e tempo che possono essere impiegati in modo più produttivo.
#2 Agile gestione incassi e pagamenti
L’automazione dei processi amministrativi implica spesso una facilitazione nell’individuare clienti insolventi e crediti riscuotibili, permettendo una più tempestiva risoluzione di queste situazioni, una maggiore efficienza di sistema e competitività generale.
Allo stesso modo, mettendo a calendario i pagamenti, questi vengono gestiti in modo automatico dal gestionale. Il sistema si occupa anche di confrontare i dati già disponibili, ad esempio nell’ordine di acquisto, nel DDT o nella proforma, con la fattura emessa/ricevuta, evidenziando difformità.
La velocità di pagamento e la riduzione dei tempi di attesa risultano un vantaggio poiché migliorano l’efficienza complessiva del processo.
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#3 Miglioramento della gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo
Disporre di documenti elettronici elaborabili permette di integrare i dati in essi contenuti con quelli del gestionale, risparmiando l’attività manuale di registrazione. Il risparmio dell’attività manuale riduce anche la possibilità di errore associata alla trascrizione e all’inserimento manuale dei dati.
Ciò contribuisce a mantenere dati accurati e ridurre la necessità di correzioni successive, migliorando la precisione complessiva del processo di fatturazione. Questa possibilità comporta però che fornitori e clienti siano anch’essi passati al digitale. Per questo, avere sistemi digitalizzati di gestione è in sempre maggior misura uno dei requisiti richiesti dalle grandi aziende nei processi di selezione dei fornitori.
#4 Possibilità di gestire elettronicamente l’intero processo
Con la stessa logica con cui si gestiscono le fatture on-line, si possono trattare preventivi, ordini, documenti di trasporto, bolle di entrata merci, stato del magazzino.
Molti gestionali per la fatturazione on-line, infatti, permettono di gestire anche tutte le fasi e i documenti correlati. La direzione verso la quale si sta andando è quella di una digitalizzazione dell’intero processo aziendale.
#5 Requisiti della fatturazione elettronica
Dal 1 Gennaio 2019, estendendo quanto già previsto nei rapporti con le PA, tutte le fatture devono per legge essere in formato elettronico, con linguaggio standard (XTML), firma digitale e sistema di conservazione sicuro delle fatture in versione digitale.
Queste tre caratteristiche hanno delle solide motivazioni:
- il formato standard permette ai dati della fattura di essere letti e registrati facilmente dal gestionale, senza l’intervento di un operatore e quindi riducendo tempi e costi di inserimento
- la firma digitale garantisce l’autenticità del documento
- l’archiviazione digitale, resa effettiva con l’apposizione di un ulteriore firma digitale e una marca temporale, deve essere mantenuta per 10 anni (come nelle precedenti disposizioni, ma in formato digitale anziché cartaceo)
Conclusioni
In questo articolo abbiamo elencato i principali vantaggi della fatturazione elettronica, senza la pretesa di essere esaustivi (non abbiamo trattato, per esempio, il tema della tutela dell’ambiente).
Infatti, la transizione al digitale sta contribuendo oltre che all’efficienza e all’organizzazione aziendale, anche alla sostenibilità ambientale, poiché eliminando la documentazione cartacea riduce significativamente gli sprechi di carta.
Per concludere, la fatturazione elettronica offre vantaggi significativi per le aziende, dalla riduzione dei costi operativi al miglioramento di gestione dei cicli.
Investire in soluzioni elettroniche può essere un passo strategico per migliorare l’efficienza complessiva e la competitività nel panorama aziendale moderno.
¹ Fonte: https://www.agendadigitale.eu/industry-4-0/fatturazione-elettronica-tutto-cio-che-devi-sapere-i-vantaggi-le-giuste-strategie/
